Den indberetningsansvarliges opgaver i VBN

Som indberetningsansvarlig er du mellemleddet mellem den enkelte forsker på dit institut og VBN-redaktionen, hvor data valideres.

I det følgende liste ses hvilke ansvarsområder og opgavetyper du har som indberetningsansvarlige for VBN. Vær opmærksom på, at der kan forekomme justeringer i opgavetyperne.

Publikationer

Arbejdet med forskernes publikationer vil fylde mest i dit arbejde som indberetningsansvarlig. Når forskeren har indberettet publikationer, er det dig, der skal se posterne igennem for at kontrollere, at alle de relevante oplysninger er oplyst. VBN fungerer desuden som universitetes fuldtekstarkiv og derfor skal publikationer i VBN vedhæftes fuldtekstfilen, så vidt det er muligt.

Som indberetningsansvarlig er du garant for, at oplysningerne er korrekte. Ved manglende oplysninger eller link der ikke virker, er det således også dig, der kontakter forskeren mhp. at få alle relevante oplysninger med. Denne proces er vigtig for at få et hensigtsmæssigt workflow og sikre, at publikationerne kommer ind i systemet så korrekte som muligt.

Organisationer

Som indberetningsansvarlig rydder du op i medarbejdernes tilknytningsforhold. Du skal sørge for, at den organisation, der er oprettet i VBN er identisk med jeres organisation. Det betyder, at du f.eks.nedlægger gamle faggrupper og sektioner og ligeledes opretter nye, når de opstår, så jeres organisationsprofil løbende holdes vedlige.

Nye personer

Når der kommer nye personer i jeres organisation, skal du som indberetningsansvarlig sørge for, at de tilknyttes de faggrupper, de indgår i.

Projekter 

I forhold til de projekter forskerne inddaterer skal du sørge for, at projekterne som minimum bliver opdateret en gang årligt. Det er også dig, der skal spørge ind til, om projektbeskrivelsen passer og sørge for at sætte en afslutningsdato på afsluttede projekter.

Presseklip

De fleste presseklip kommer ind i VBN automatisk. Er der presseklip, som ikke automatisk bliver registreret, og som forskeren ønsker registreret, er det din opgave at inddatere disse.

Formidlingsopgaver

Ud over de opgaver der er nævnt i tilknytning til det materiale, forskerne publicerer, har du som indberetningsansvarlig for VBN også et antal vigtige formidlingsopgaver, hvor du skal sørge for at formidle informationer fra VBN videre til instituttets medarbejdere, som fx udmelding om deadlines for indberetning, nye funktionaliteter og politiske udmeldinger.

Derudover skal du oplære instituttets medarbejdere i inddatering (vi hjælper gerne hos VBN) og fortælle nye ansatte hvordan VBN anvendes og hvilke krav, der stilles til forskerne på netop dit institut. Ligesom du skal give ”Første support” til forskerne – det vil sige, at forskerne skal starte med at henvende sig til dig som indberetningsansvarlig, hvis du ikke kan svare på spørgsmålet, er du naturligvis altid velkommen til at sende det videre til redaktionen.

Som indberetningsansvarlig skal du også være behjælpelig med at svare på spørgsmål fra brugere af VBN, der gerne vil have fat i bestemte publikationer fra din organisation, som de har set på VBN.

Endelig skal du være behjælpelig med forskellige udtræk til ledelsen samt andre interesserede.

Hvis du er i tvivl, er du altid velkommen til at kontakte os på VBN redaktionen.

Netværket af indberetningsansvarlige

På AAU er der udpeget en lang række indberetningsansvarlige, som varetager opgaverne omkring forskningsregistreringen i VBN. En til to gange årlige inviterer VBN-redaktionen til et netværksmøde, hvor du har mulighed for at netværke med de andre indberetningsansvarlige samt få de nyeste informationer omkring registrering, formidling, BFI mm.

Mere om indberetningsansvarlige